פעילות אבטחת איכות דורשת רישום, המון רישום.  ברגע שפעילות זאת מתרכזת אצל אדם אחד הסדר קיים בדרך כלל. אך כאשר מספר עובדים נדרשים לעבוד עם מספר טפסים בצורה אחידה, לשמור אותם במקום מוגדר עם שם אחיד, ומה שהכי חשוב, לוודא ביצוע של הרשום בטפסים, כמות הבעיות עולה.  תוכנת ניהול דוחות איכות מאפשרת לבצע את כל הפעולות האוטומטיות הדרושות, דואגת לתצורה ומשחררת עובדים מצורך לחפש מידע.

 מטרות של המערכת ניהול דוחות איכות:

 

    • • ריכוז ממוחשב של פעילות אבטחת איכות בחברה תחת מטריה אחת

 

    • • שמירת מידע בצורה אחידה, המאפשרת עיבוד ממוחשב, הפקת דו”חות ומדדים כמותיים

 

    • • גישה מהירה לכל מסמך מבוקר, מספור אוטומטי של טפסים מבוקרים, ניהול גרסאות של נהלים, טפסים ורשומות

 

    • • שיתוף מספר גורמים מקסימאלי בארגון

 

    • • ניהול פעילות מונעת ומתקנת (CAPA)

 

    • חיבור למערכות מחשוב נוספות בארגון, שיתוף ועדכון הדדי של מידע רלוונטי

פונקציות של המערכת ניהול דוחות איכות:

 

    • • יציר ועדכון דוחות איכות – טפסים מבוקרים המוגדרים בארגון מכל סוג (נוהל, טופס או רשומה).

 

    • • פתיחה וניהול פעולות מתקנות ומונעות לדוח איכות (CAPA) ומעקב על ביצוע פעולות אלה..

 

    • הכנת חתכים וסיכומים שונים על בסיס המידע השמור במערכת, הפקת מדדים כמותיים.

השוני בין מערכות ניהול דוחות איכות:

 היות וכמות פעולות מערכת דוחות איכות נדרשת לבצע לא גבוהה, ההבדל בין מערכות שונות הוא לא ב “מה?” אלה ב”איך?”.  איך נראים הטפסים, כמה נוח לגשת אליהם, איך נראה עיבוד תמלילים ומחולל גרפים, כמה קל להזיון דוח איכות חדש למערכת או להגדיר סוג נוסף של הטופס.

מאפיין נוסף של מערכת ניהול דוחות איכות הוא מידת ה”אקטיביות” שלה.  האם מערכת משמשת רק כמין פנקס לרישום מידע, או שהיא מסוגלת גם להתריע על מועד סיום ביצוע פעולה, אי-תקינות של יחידת ציוד עליה נפתח דוח חריגה, הצטברות אירועי איכות פתוחים בחברה. פרט לסדר וארגון במחלקת אבטחת איכות, המערכת צריכה גם לעזור להטמיע סדר זה בכל הארגון.

המערכות הטובות מתאפיינות ב:

 

    • • ממשק ידידותי וגמיש

 

    • • פונקציות עריכת דוחות מגובנות, כאשר הרף הגבוהה נקבע על ידי מייקרוסופט אופיס.

 

    • • הגדרת אחראי (אישי או מחלקתי) לכל דוח איכות, משלוח מסר ברור לכל מי שאחרי לבצע פעולה

 

    • • ניהול יעדים לסגירה של כל דוח איכות, מעקב והתראות על עמידה ביעדים

 

    • • היעדר מגבלה על כמות המשתמשים, כל המידע זמין לכל בעל הרשאה בארגון,

 

    • • אפשרות חיבור למערכות מחשוב אחרות

 

    • • פשטות

 

    • • גמישות לצרכי לקוח – יכולת להשתמש באוגדן טפסים ממוחשבים קיים,  קלות ההמרה של טפסים מבוקרים קיימים לפורמטים חדשים וגם אפשרות לבצע תהליך מעבר בשלבים.

 

    • הבנת מתכנני המערכת בפעילות הליבה של הלקוחות.

 

לסיכום:

  בחירת כלים נכונים בסיס להצלחת עבודה.  עמידה בדרישות תקני איכות, ניהול שיפור ייזום ומעגל האיכות הם משימה לא פשוטה. מערכת ניהול דוחות איכות היא כלי פשוט ויעיל לשיפור ביצועים של מחלקת אבטחת איכות והארגון כולו.